Kokousisännän työssäni olen vuosien varrella tavannut uskomattoman monia kokousjärjestäjiä ja alkanut monesti ajattelemaan asioita heidän näkökulmastaan.

Kokouksia on monenlaisia. Niin on myös kokouksen järjestäjiä. Ihailen järjestäjiä, jotka osaavat huomioida sekä kokonaisuuden että siihen liittyvät yksityiskohdat.  Useat kokousjärjestäjät ovat aivan loistavia lahjakkuuksia. He pitävät huolta joukostaan ja löytävät ratkaisun kiperimpiinkin kysymyksiin.

Moni kokousjärjestäjä on tehtävän saatuaan miettinyt monien muiden  yksityiskohtien lisäksi mikä ja minkälainen kokouspaikka olisi tilaisuuden kannalta parhain vaihtoehto ja mikä parasta – päätynyt meidän paikkaamme.

Kokouspaikan valitseminen

Tiedän, että tilaisuuden tyyli ja luonne asettavat erilaisia odotuksia kokouspaikan valinnalle. Pikaisen palaverin järjestäminen oman työporukan kesken on usein yksinkertaisempaa kuin vaikkapa viikon seminaari kansainvälisille vieraille. Vaikka omakin väki ansaitsee laatua, sitä halutaan vieraille tarjota korostetusti. Vaatimukset kasvavat yhä korkeammiksi silloin kun halutaan myydä ja esitellä tuotteita valikoiville asiakkaille. Silloin puitteiden ja palveluiden korkea taso osaltaan luo mielikuvaa tuotteiden laadusta ja luonnollisesti asiakkaille halutaan tarjota vain parasta laatua.

Sopivan kokouspaikan valitseminen tietylle tilaisuudelle ei siis aina ole aivan yksinkertaista. Tilaisuuden järjestäjä on vastuussa valinnastaan sekä osanottajille että omalle organisaatiolleen. Järjestäjä muistetaan onnistuneesta tilaisuudesta pitkään, ja vastaavasti hän itse haluaisi varmasti unohtaa syntyneet ongelmat mahdollisimman nopeasti.

Tilaisuuden järjestäjän kannattaakin uhrata hetki sopivan kokouspaikan valitsemiseksi. On vaivan arvoista miettiä minkälaisia odotuksia eri tahoilla on kokouspaikan suhteen. Yksi olennaisimmista asioista on saavutettavuus. Kuinka helposti osanottajat pääsevät paikalle? Tulevatko he omilla autoillaan vai käyttävätkö he julkista liikennettä? Onko mukana myös ulkomaisia osallistujia? Olisiko miellyttävämpää kokoontua kaupungin ytimessä, luonnonhelmassa  tai vaikkapa laivalla?

Vaikka useat kokouspaikat tarjoavat samantyyppisiä palveluja, voi niiden sisällössä silti olla suuria eroja. Sama palvelu voidaan usein tarjota lukemattomilla eri tavoilla. Kannattaa siis tutustua yksityiskohtiin.

Tarpeiden kartoitus

Onnistunutta kokousta varten kannattaa varata riittävän suuri, ilmava kokoustila, jossa on tarvittavat välineet sekä laitteet. Nykyään useimmissa kokouksissa käytetään esityksiä, joissa on kuvaa sekä ääntä. Huolellinen järjestäjä kiinnittää huomiota äänen ja kuvan laatuun. Materiaali on monesti verkossa, joten verkkoyhteyksien on oltava kunnossa. Sitä odottavat myös mahdolliset etäosallistujat, joita esiintyy yhä enemmän.

Jos kokouksen tavoite on luoda tai kerätä uusia ideoita, niitä syntyy yleensä eniten pienryhmissä. Kun ihmiset saavat vapaasti kommunikoida keskenään ja tutustua toisiinsa, ajatukset alkavat monesti pulppuamaan. Sitä varten pöytien liikuteltavuus on usein tarpeellista ja joskus siihen tarvitaan jopa ryhmätyötiloja.

Tutustuminen ja ennakointi

Kokouspaikat esittelevät mielellään edustavia kuvia esitteissä ja kotisivuilla. Parhaiten järjestäjä pääsee kuitenkin perille asioista ­­­vierailemalla etukäteen kokouspaikassa. Kokouspaikoissa on ammattitaitoista henkilökuntaa, joka on tottunut etsimään asiakkaalle sopivaa ratkaisua ja pystyy ehdottamaan erilaisia vaihtoehtoja. Kokouspaikan on myös sitä helpompi valmistautua tilaisuuteen mitä enemmän yksityiskohtia on etukäteen tiedossa.

Näitä asioita voivat olla esimerkiksi missä wc:t ja naulakot sijaitsevat, missä ja mihin aikaan lounaat ja kahvit tarjoillaan, onko tupakkapaikkaa, missä ovat poistumistiet jne. Jakamalla nämä tiedot osallistujille kokousjärjestäjä helpottaa henkilökunnan työtä ja tekee osallistujien olon mukavaksi.

Erityisen kiitollista henkilökunta on kaikkiin erityistoiveisiin liittyvistä tiedoista. Yleensä vaativimmatkin erityisruokavaliot ja -tilanteet hoituvat, kun niistä on tullut tieto etukäteen. Onnistuneiden haasteiden toteuttaminen on minusta kaikkein palkitsevinta, toki kaikenlainen palaute on aina arvokasta. Uskon että juuri yhteistyön avulla kokouspaikkamme pystyy kehittämään omaa toimintaansa ja tarjoamaan parhaan kokemukset rakkaille asiakkaillemme.

Hotel Arthurin Kokousisäntä